Quy định thanh toán không dùng tiền mặt: Nhiều điểm mới, nắm rõ để không dính lỗi

Chuyên gia Nguyễn Hồ Ngọc, Giám đốc đào tạo - Công ty TNHH Đào tạo và Tư vấn Á Châu cho biết, để được khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào, đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ chứng minh việc thanh toán không dùng tiền mặt.

Quy định nhằm minh bạch hóa các giao dịch kinh tế và là điều kiện tiên quyết để cơ quan thuế chấp nhận khấu trừ thuế.

Ông Ngọc nêu, dựa trên những quy định mới nhất tại Nghị định 181 năm 2025, có hiệu lực từ ngày 1/7, sau đây là toàn bộ các hình thức thanh toán được coi là "không dùng tiền mặt", kế toán và các doanh nghiệp lưu ý để áp dụng đúng với quy định của pháp luật thuế.

Thứ nhất, chuyển khoản qua ngân hàng. Theo ông Ngọc, đây là hình thức phổ biến và an toàn nhất. Tuy nhiên, có một lưu ý quan trọng là các chứng từ thanh toán mà bên mua nộp tiền mặt trực tiếp vào tài khoản của bên bán sẽ không được chấp nhận là thanh toán không dùng tiền mặt.

Đối với hàng hóa xuất khẩu, chứng từ thanh toán hợp lệ là giấy báo Có của ngân hàng bên bán (bên xuất khẩu) về số tiền nhận được từ tài khoản của ngân hàng bên mua (bên nhập khẩu).

Thứ hai, bù trừ công nợ (cấn trừ), đây là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt linh hoạt và tiện lợi. Trong kinh doanh, việc mua bán, vay mượn lẫn nhau là khó tránh khỏi. Quy định mới cho phép các hình thức bù trừ công nợ đa dạng, miễn là được thỏa thuận rõ trong hợp đồng.

Trước hết là bù trừ hai bên, nếu doanh nghiệp vừa mua hàng, vừa bán hàng (hoặc cho vay/mượn hàng) với cùng một đối tác, hai bên có thể bù trừ công nợ cho nhau. Điều kiện cần là phải có biên bản đối chiếu và xác nhận của cả hai bên. Tiếp theo, bù trừ ba bên. Việc bù trừ công nợ có thể thực hiện qua một bên thứ ba. Trong trường hợp này, cần phải có biên bản bù trừ công nợ của cả ba bên liên quan

Cuối cùng, cấn trừ qua khoản vay, mượn tiền. Đây là hình thức này cũng được chấp nhận nếu có hợp đồng vay, mượn bằng văn bản được lập trước đó và có chứng từ chuyển tiền từ bên cho vay sang bên đi vay.

Thứ ba, thanh toán qua "Người thứ ba" được ủy quyền hoặc chỉ định. Doanh nghiệp có thể ủy quyền hoặc được bên bán chỉ định thanh toán qua một bên thứ ba. Tuy nhiên, vị chuyên gia thuế lưu ý, để được chấp nhận, việc ủy quyền hoặc chỉ định này phải được quy định cụ thể trong hợp đồng dưới dạng văn bản. Bên thứ ba nhận thanh toán phải là một tổ chức hoặc cá nhân đang hoạt động hợp pháp.

Một trường hợp đặc biệt là khi hàng hóa, dịch vụ được thanh toán vào tài khoản của bên thứ ba mở tại Kho bạc Nhà nước để thực hiện cưỡng chế thu hồi nợ theo quyết định của cơ quan nhà nước.

Thứ tư, cho phép thanh toán bằng cổ phiếu, trái phiếu. Ông Ngọc đánh giá, đây là một điểm mới và theo hướng hiện đại và văn minh. Trường hợp này, nếu doanh nghiệp của bạn và đối tác thỏa thuận trong hợp đồng về việc thanh toán bằng cổ phiếu hoặc trái phiếu, hình thức này cũng được xem là hợp lệ.

Thứ 5, mua hàng trả chậm, trả góp. Khi mua hàng trả chậm, trả góp với giá trị từ 05 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp vẫn được khấu trừ thuế GTGT đầu vào ngay tại thời điểm mua hàng, dựa trên hợp đồng và hóa đơn. Tuy nhiên, đến kỳ hạn thanh toán theo hợp đồng, doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Nếu không, sẽ phải kê khai điều chỉnh giảm số thuế đã khấu trừ tương ứng.

Thứ 6, ủy quyền cho người lao động thanh toán. Vị chuyên gia thuế nhận định là một điểm mới rất thực tế. Trường hợp này, doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu ủy quyền cho cá nhân là người lao động của mình thanh toán không dùng tiền mặt (theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của công ty), sau đó doanh nghiệp sẽ thanh toán lại cho người lao động cũng bằng hình thức chuyển khoản.

Cuối cùng, đó là những trường hợp đặc thù trong xuất khẩu. Ông Ngọc nói, đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu, việc có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là cực kỳ quan trọng để được áp dụng thuế suất 0% và hoàn thuế.

Ông Nguyễn Hồ Ngọc cho rằng, Nghị định 181 cũng đã dự liệu nhiều tình huống phức tạp và có các phương án thay thế hỗ trợ người nộp thuế.

Cụ thể, thanh toán cấn trừ vào khoản vay nợ nước ngoài phải có hợp đồng vay nợ, chứng từ chuyển tiền vay vào Việt Nam và việc cấn trừ phải được quy định trong hợp đồng xuất khẩu.

Trường hợp, dùng tiền hàng xuất khẩu để góp vốn ở nước ngoài là phải có hợp đồng góp vốn và điều khoản này phải được ghi rõ trong hợp đồng xuất khẩu. Nếu bên mua ở nước ngoài yêu cầu một tổ chức tại Việt Nam (bên thứ ba) thanh toán cho doanh nghiệp để bù trừ công nợ, việc này phải được quy định trong hợp đồng và cần có bản đối chiếu công nợ xác nhận của các bên.

Bên cạnh đó, thanh toán bằng hàng (hàng đổi hàng). Phương thức này phải được quy định trong hợp đồng xuất khẩu và hợp đồng nhập khẩu hàng hóa dùng để thanh toán bù trừ và phải có tờ khai hải quan hàng nhập khẩu và văn bản xác nhận bù trừ của hai bên.

Ngoài ra, trong trường hợp không may khi bên mua mất khả năng thanh toán, doanh nghiệp có thể sử dụng các giấy tờ thay thế như đơn khởi kiện đã được tòa án nước ngoài thụ lý, phán quyết thắng kiện, hoặc văn bản của cơ quan có thẩm quyền nước ngoài xác nhận bên mua bị phá sản để thay cho chứng từ thanh toán.

“Trên đây là những cái nhìn toàn diện và cập nhật nhất về các quy định thanh toán không dùng tiền mặt trong thuế GTGT theo quy định mới nhất. Việc nắm vững những quy định này không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật mà còn tối ưu hóa được quyền lợi về thuế của mình”, Chuyên gia Nguyễn Hồ Ngọc kết luận.